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Le problème est connu : l'employeur ne peut avoir accès aux emails à caractère privé qui sont présents dans la boite email de ses salariés.

Si, à l'heure actuelle, ce point est déjà une source potentielle de conflits, dans le cadre de l'application de la RGPD,  il sera critique.

Il suffit pour se convaincre de lire les recommandations de la Commission de la Protection de la vie privée, principalement dans le cas d'une absence ou d'un licenciement. La FAQ est disponible ici.

Mon but n'est pas de discuter du bien fondé de ces recommandations ou encore de prendre parti ni pour l'employeur ni pour les employés. C'est un problème juridique et je laisse volontiers les juristes en débattre.

Par contre, il existe une solution très simple pour protéger juridiquement l'employeur et protéger efficacement le droit à la vie privée des salariés :

  • L'employeur peut interdire, ou à tout le moins fortement limiter, l'utilisation à des fins privées de la boite email professionnelle.
  • Le salarié peut souscrire à un service gratuit d'email et l'utiliser pour ses besoins privés.

Ainsi la boite professionnelle ne contient que des emails professionnels, son accès par l'employeur est donc simplifié, et le respect de la vie privée du salarié est garanti.

Qui plus est, dans un environnement où il n'est pas rare de changer plusieurs fois d'employeur durant sa carrière, utiliser une adresse professionnelle, variable donc, à des fins privées n'est pas vraiment la meilleure option.

Ce sont des solutions gagnant gagnant qui facilitent la vie des deux parties et garantissent leurs droits légitmes.

 

Nos conseils :

Vous êtes employeur :

  • Etablissez une charte ICT qui définit explicitement et sans ambiguïté les restrictions d'utilisation de l'email professionnel à des fins privées et les droits dont vous disposez sur son contenu.
  • Présentez-la et expliquez-la à votre personnel.
  • N'hésitez pas à prendre conseil auprès d'un jusriste et d'un coach d'entreprise si nécessaire.

Vous êtes salarié :

  • Souscrivez à un abonnement gratuit auprès d'un fournisseur d'adresses email.
  • Utilisez cette adresse pour tous vos emails privés et réservez l'adresse professionnelle aux emails professionnels.

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